L’état récapitulatif annuel attendu avant le 30 septembre
Le document et sa date
L’état récapitulatif est le décompte annuel par lequel le bailleur arrête les comptes de charges : liquidation et régularisation de l’exercice, poste par poste. Le texte lui donne une échéance : communication au locataire au plus tard le 30 septembre de l’année suivant l’exercice, ou, pour les immeubles en copropriété, dans les trois mois de la reddition des charges de copropriété (article R145-36). À ne pas confondre avec l’inventaire des charges, annexé une fois au bail à sa conclusion — la confusion des deux documents est si fréquente qu’elle a son guide, relié ci-dessous.
Ce que le document doit permettre de vérifier
Un état récapitulatif utile permet trois rapprochements : chaque poste vers une catégorie de l’inventaire du bail ; les provisions versées vers les charges réelles de l’exercice ; et chaque taxe refacturée vers son avis d’imposition. L’exigence vient du même texte qui impose l’inventaire : l’état récapitulatif annuel est la suite logique de la liste des catégories fixée au bail (article L145-40-2). Un document qui n’offre qu’un total, sans détail par poste, ne permet aucun des trois.
C’est à la réception de ce document, souvent porteur d’une régularisation débitrice, que la question se pose concrètement — les verbatims relevés pour ce guide disent la même chose chaque année.
« J'ai signé un bail commercial en 2019, je suis un peu étonné des augmentations régulières de provisions et régularisations de charges annuelles que je dois verser chaque année. »
Reçu en retard, ou pas reçu du tout
Le 30 septembre est un fait légal, pas un levier automatique : ce guide ne vous promet pas qu’un envoi tardif efface la régularisation. L’angle utile est ailleurs — un état reçu tard, ou réclamé après coup sur plusieurs exercices, se vérifie exactement comme un état reçu à l’heure : poste par poste, pièces à l’appui. Le cas du rattrapage sur plusieurs années a son propre guide, relié ci-dessous.
La fenêtre d’août à octobre
Le calendrier légal concentre tout sur huit semaines : le butoir du 30 septembre déclenche l’envoi des états récapitulatifs à la fin de l’été, et les avis de taxe foncière sont émis en septembre-octobre. Si votre décompte vient d’arriver, le pré-verdict gratuit en qualifie le régime et détecte les catégories suspectes — avant de payer la régularisation demandée.
Extrait de décompte — un état récapitulatif au contrôle
| Poste | Montant | Verdict | Fondement |
|---|---|---|---|
| Régularisation charges 2025 (total sans détail par poste) | 2 150,00 € | À justifier | Ligne non classée lors de la saisie : le verdict n’est jamais deviné — pièce et fondement demandés au bailleur |
| Provision ascenseur appelée sans justificatif joint | 819,00 € | À justifier | Ligne non classée lors de la saisie : le verdict n’est jamais deviné — pièce et fondement demandés au bailleur |
Questions fréquentes
Chaque année, la régularisation augmente : est-ce vérifiable ?
Oui, et c’est le bon réflexe : une régularisation se vérifie poste par poste, pas en bloc. Chaque poste doit se rattacher à l’inventaire du bail, respecter la grille R145-35, et être justifiable sur pièces à votre demande. Le pré-verdict gratuit détecte les catégories suspectes ; le dossier chiffré opposable qualifie et chiffre chaque ligne.
« J'ai signé un bail commercial en 2019, je suis un peu étonné des augmentations régulières de provisions et régularisations de charges annuelles que je dois verser chaque année. »
Le 30 septembre est passé et je n’ai rien reçu : que faire ?
Demander le document, par écrit — c’est l’objet de la demande de justificatifs, dont le modèle et le fondement sont expliqués dans le parcours de contestation. Sans promesse : le dépassement du butoir ne solde pas la question à lui seul, et ce service ne vend pas l’angle du calendrier. Ce qui compte est d’obtenir l’état, puis de le vérifier.
État récapitulatif, inventaire : quelle différence ?
L’inventaire est l’annexe du bail, signée une fois, qui liste les catégories de charges et leur répartition ; l’état récapitulatif est le décompte annuel qui liquide et régularise l’exercice. Le premier fixe ce qui peut être appelé ; le second montre ce qui l’a été. Le contrôle rapproche systématiquement les deux.
Déposer votre état récapitulatif — le pré-verdict est gratuit
Sources des affirmations de droit de cette page : CLM-002 — Légifrance (consulté le 2026-08-20) · CLM-003 — Légifrance (consulté le 2026-08-20).